Assistant(e) de direction | Office Manager

Notre client est une entreprise à taille humaine en fort développement (15 personnes) dans le secteur de l’ingénierie, installations électriques et technologiques pour des clients tertiaires haut de gamme, des Ministères et des industriels.

Vous intégrerez un environnement où l’esprit de service, la qualité et la réactivité sont très développés.

Nous recrutons dans le cadre d’une création de poste, un.e Assistant.e de Direction | Office Manager amélioration continue ayant déjà eu l’occasion d’évoluer dans une entreprise en pein développement.

Votre principale mission est d’optimiser les processus administratifs de l’entreprise et de devenir le premier relai du dirigeant.

Description de la mission

Rattaché.e au Dirigeant, on vous propose les missions suivantes :

Accueil et premiers liens avec les clients : réception des appels et messages, traitement des petits devis, enquête satisfaction
Dossier administratif d’appel d’offres
Production, mise en forme et envoi des Dossiers d’Ouvrages Exécutés
Logistique bureau : gestion / organisation du dépôt et du bureau pour un maximum d’efficacité (petites commandes de bureau, traçage des outils)
Logistique terrain : premier support aux chefs de chantier sur le terrain : commande de matériel, liaison entre les équipes et les fournisseurs
RH : premier relais avec le cabinet social / établissement et transmission des éléments de salaire / distribution des bulletins de salaire / gestion de quelques organismes concernés (APST, CIBTP, etc)
Comptabilité : premier relais avec l’expert-comptable : gestion et envoi mensuel des pièces comptables, envoi des factures, rapprochement encaissement, et relance
Utilisateur fréquent de l’ERP de l’entreprise : création de devis, production des factures, entrée des commandes et des factures fournisseurs, rapprochement avec les bons de livraison ; entrée des temps des techniciens
Vous deviendrez le premier relais du chef d’entreprise auprès de l’équipe, des clients et partenaires. Vous devez promouvoir l’ADN de l’entreprise auprès de ses clients mais aussi en interne : Réactivité – Qualité du service – Rapidité d’exécution

Profil

Vous êtes diplômé.e en gestion d’entreprise, comptabilité ou RH de type BTS CGO, DUT GEA.

Vous disposez d'une expérience de 5 ans minimum acquise dans un environnement demandant beaucoup de polyvalence.
Vous êtes reconnue pour votre énergie, votre dynamisme, votre polyvalence, votre autonomie et votre souplesse d’esprit.
Vous êtes force de proposition et souhaitez participer à la structuration et au développement de l’entreprise
Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques (en particulier de la suite Office de Microsoft).
Vous avez une très bonne maitrise de la langue française.
La diversité des missions exige d’avoir le sens des priorités, un excellent relationnel et de savoir faire preuve de discrétion.

Commentaire

Un environnement de travail agréable (à découvrir en entretien)
Un environnement stimulant
Des possibilités d’évolution interne
Horaires : 8h00 - 17h00